无压工作是每个员工的目标。以下快速指南面向忙碌的人力资源领导者提供,摘自《搞定》一书。
无压工作是每个员工的目标 – 感到自己能够掌控自己的工作量,不会在精神上和心理上被待办事项压垮。
在有关生产力的经典书籍《搞定:无压工作的艺术》中,作者 David Allen 这样写道:一个人很可能有数不清的工作要做,但还能在高效工作的同时保持清醒的头脑和积极的自我控制意识……您已经知道如何完成各种必要事项来实现这一健康而高效的状态。但是,如果您和大多数人一样,则需要更及时、更完整和更系统地运用这些技巧才能将其掌握,而不是感到被埋没。”
在一系列人力资源领导者必读的书籍中,我们将深入探讨如何将这些策略应用于自己的工作量,并帮助团队完成更多工作。
执行、委派、推迟并放弃
Allen 建议采用系统的方法来评估您的工作量,以及每次新的投入。即使您的待办事项清单已经很长,批判性地查看收到的任何请求或委派并快速做出决策,也是可以完成的。大致来说,Allen 的系统由如下步骤组成:
放弃:第一个问题是,某件事是否可行。如果回答是否,那么就“放弃”。放弃可以是将事务加入等待稍后处理的列表、扔进垃圾箱或将其保留以供将来参考。一般来说,这些项目不会立即获得更多关注,也可能完全不会获得更多关注。
执行:行动是否只需要花费两分钟或更短时间?如果是,那就立刻行动。答复电子邮件、发送报告或回电话。将可以快速完成、容易解决的事务处理掉。将您必须自己处理的更复杂项目推迟到项目计划中,在其中定义您需要采取的行动,然后将其反馈到您的系统中。
委派:如果行动需要花几分钟以上才能完成,您可以把事务委派给其他人吗?委派可能是将事务交给别人、招聘人才(例如,帮助管理社交媒体或打扫房间),又或者,如果您不是主要负责人,也可以等待其他人来解决问题。
推迟:如果完成项目或行动所需的时间超出您能够花费的时长,将其添加到列表即可。这可能是将事务添加到您的“后续行动”列表,以便在您有时间高效处理时再考虑解决。或者,您也可以在日历上安排时间,稍后再进行处理。
将此系统投入实际使用
忙碌的经理尤其可以通过使用此系统受益。大致来说,考虑在此流程的特定部分做得更好会非常实用。
捕获:如果您是一位典型的忙碌经理,您会通过电子邮件、短信、即时信息、季度目标、口头询问等更多方式收到请求。开发捕获系统意味着只需创建“命令中心”即可在一个位置管理所有这些项目。您的捕获系统可以是一个列表、要点日志、项目管理系统或其他适合您使用的系统。目标是简化您的信息捕获流程并尽可能减少“抓取”。Allen 写道,大多数人都在为此感到困扰,因为“他们承诺要做的事情大多还停留在他们的脑子里。他们在脑海中创造的‘可能’、‘应该’、‘可能想做’和‘应该做’的数量远远超过了他们在其他任何地方记录的数量。”
澄清:创建列表只不过是第一步。正如 Allen 指出的那样,“随意丢弃在各处的列表、会议记录,以及记录在冰箱便利贴、电脑屏幕和数字工具的“任务”功能中含糊不清的待办事项,所有这些都是没有付诸行动的谎言,在心理上令人感到麻木。” 列表上的每个项目都是通过确定要进行的操作来实际执行的 – 执行、委派、推迟或放弃。
整理:创建日程和计划来整理您的行动非常重要。无论是突然出现的空闲时刻,还是日历上预留的一小时,只要您有一段空闲时间,都可以参考您的“后续行动”列表。正如 Allen 所言:“人们可能会在当下对事情做出正确的决策,但由于没有整理好相关结果,最终使得这些思考的价值流失了。”
反思:专注于当下。在您创建系统之后,无论您是在清理旧任务、添加新任务还是检查日历来了解接下来的工作是什么,保持最新状态都非常重要。
帮助您的团队提升生产力的方法
如果《搞定:无压工作的艺术》有助于您处理工作量,那么与您的团队分享书中的系统洞见也是明智之举。您的一种选择是向他们发放这本书的副本,或是为他们提供其中一项关联培训课程的访问权限。然而,直接实施书中的原则也同样有益。请考虑使用以下方法:
提供可用于捕获的工具的访问权限:投资于工具,帮助您的团队保持井然有序。使用项目管理系统和待办事项应用程序是有效的方法。
专注于行动:鼓励您的团队立即采取行动,处理他们办公桌上的请求。在一对一或员工会议上,让经理询问员工是否有无法解决的突出请求,从而强化这一举措。经理可以提供应对计划,并帮助员工清除障碍。
专门用于整理的时间:如果每天都被无穷无尽的会议、截止日期和其他事项包围,保持条理也会十分困难。制定组织的时间表,让员工至少每天有 15 分钟或每周有 1 个小时的时间来整理他们的系统,并掌控他们的工作量。无压工作需要花一些时间进行整理。
使用正确的系统能够达到无压工作的状态。从思考项目和工作量的方式开始,然后专注于构建一套从信息捕获到行动执行,再到维持系统时效性的系统化流程。这不仅对于单个经理有所帮助,也能够通过策略为您的团队提供帮助。