无纸化办公演变提速 薪酬福利处理步步为营
Dara Brenner
ADP全美客户服务
在当今的商务世界，无纸化办公、网络技术已经被提升到前所未有的高度。从网上银行到网络会议，越来越多的机构正逐渐意识到降低对传统业务处理模式的依赖，减少纸张的消耗，可以为企业创造巨大价值，所以无纸化办公成为了各企业追求的目标，并且始终为达此目标而不懈努力。而在人力资源行业，无纸化办公始于上世纪70年代的“直接发放薪资（英文为direct deposit，或叫直接存款）”业务。
直接发放薪资，是自动化、无纸化薪资发放的开始。雇主不再将薪资装在信封里发给员工，而是通过自动清算所（ACH）直接将员工的净收入存入他们的的银行帐户中。如今，直接发放薪资已成为薪资发放的通行做法。从2003年到现在，美国联邦储备委员会减少了50%的纸质支票，在今年二月份，该委员会又宣布争取到2010年全面停止处理纸质支票。
尽管直接发放薪资对薪酬和人力资源领域具有重大意义，但它仅仅只是无纸化薪酬处理的第一步。随着在线支付技术、薪资卡和网络福利管理技术的开发和逐步完善，无纸化薪酬处理也取得了突飞猛进的发展。
在线支付声明
直接发放薪资减少了在工资支付过程中企业对于现钞的使用，但是雇员仍然需要阶段性的了解其收入和支出状况。以往，雇主通常会发给雇员工资单用以核对收支状况，但是现在不少雇主提供在线的支付声明系统，雇员只需登录公司薪酬网页，输入其个人帐号和密码，即可查看和打印相关信息。
目前，ADP提供iPay服务。这是一种基于网络的薪酬信息解决方案，它可让员工安全的通过网页查看其工资及净收入。当这款产品刚刚推出的时候，不少公司发现要说服员工采纳这套在线薪酬解决方案颇具挑战性，然而到了今天，该款产品已被不同类型、不同规模的企业广泛采用。
薪资卡
得益于薪资直接发放技术和在线支付声明技术的迅猛发展，无纸化薪酬处理也向前迈进了一大步。但是为了让无纸化薪酬处理更好地运转，我们还需要为没有银行帐户的雇员提供解决方案，而薪资卡则成为帮助这部分员工实现无纸化薪酬支付的最佳解决方案。
在美国，借助薪资卡，雇主只要每隔一段时间向员工的卡中汇入工资即可。根据实际情况，雇主也可以将一部分工资存入薪资卡，另一部分存入到银行账户，或以支票支付。与银行发行的借记卡一样，薪资卡可用于购物，从零售商处兑换现钞，甚至在ATM机上取款。与普通银行卡相比，薪资卡最突出的优点是，即使该卡遗失或被盗，由于薪资卡受到个人识别密码（PIN）保护，雇员可以轻松换卡，保证存款安全。
得益于日益革新的技术，在美国，越来越多的雇主选择了薪资卡，让员工享受它所带来的便利。在2006年，ADP为雇主签发了将近305,000张TotalPay薪资卡，同比2005年增长了121%。
基于网络的福利管理
随着整套无纸化薪酬处理解决方案的问世， 我们有能力继续深入研究福利管理的其他解决方案。如今网络技术已被各类公司采纳，雇员可以自由地在线管理其薪酬及福利信息。员工登陆公司薪酬网站之后，可选择参与哪些福利项目，管理弹性消费账户（Flexible Spending Account ，简写FSA），更新地址、税收等个人信息等。
雇主也可采用网络工具进行年度公开福利登记（Open Enrollment）。在上世纪90年代初期的美国i，公开福利登记是人力资源部门从事的最费时费力、成本最高的工作之一，其中涉及到大量的纸质表格，往往需要通过人工将数据输入到雇主的系统中，然后再通过人工方式将其输入到供应商的信息系统中。为了有效管理此类大量的数据输入工作，不少企业增加了投资，雇佣临时员工，要求公司员工加班等等。
在上世纪90年代中期，交互式语音（Interactive Voice Response，简写IVR）技术为公开福利登记提供了简便的选项。借助IVR 技术，雇员拨通录音电话，输入确认信息，之后就可选择福利项目。虽然这种方法比以前的手工操作模式在效率上有所提高，但是它还不是理想的处理系统。
到了1998年，网络极速发展，雇员可以在线查看福利信息，选择最佳方案，并在线申请。申请信息将以电子信息形式传送到登记系统。只要有网络接入，雇员就可一周7天、一天24小时查看福利信息，这大大方便了繁忙的职场人士，他们可以在晚上或周末与配偶一起查看福利信息并申请方案。由于便利性大大提升，雇员非常积极地采纳了这个技术，以ADP最新的公开福利登记为例，大约50%的雇员在其非工作时间管理个人福利方案。
基于网络的福利管理还可减少员工处理所得税和福利扣款时产生的潜在错误。此外，它还让每位雇员可查看个人信息和数据，这大大减少了向薪酬及人力资源部门询问的频率，人力资源部门可将主要精力投入到更具战略性的项目开发和实施中。
借助无线技术提升人力资源管理
展望未来，无线技术可为无纸化薪酬及人力资源管理带来什么样的独特价值呢？
无线设备现已渗透到了世界各个角落，雇员对操作无线设备的娴熟程度超过我们的想像，而雇主则可将薪酬及人力资源相关的最新通知直接发送到雇员的无线设备，如移动电话、数码电话或个人数码助理（PDA）。
无线技术可以简化一系列薪酬及福利处理方式，如发放工资通知，传播福利信息，或提交表格数据和业务支出报告，而这些工作在世界任何地点都可进行。
时间将告诉我们雇主将在何时、以何种方式融入到无纸化解决方案。毫无疑问的是，无纸化项目仍需在未来继续改善，增加新的工具和处理模式，为雇主和雇员的薪酬及人力资源管理提供更好的服务。
无纸化演变是一个自然而然，不可阻挡的过程，同时它也需要员工逐步适应。服务外包供应商应在技术开发领域要继续保持积极的心态，深入探索如何将其他最新技术融入薪酬及人力资源处理领域。尽管流程在不断改变，但是目标始终一样——提高效率、降低成本，减少雇主在行政工作上的时间，让雇员更好地管理个人信息。随着新技术的应用和员工习惯的改变，我们坚信这个演变将会是大势所趋。
关于作者：
Dara Brenner为Automatic Data Processing（ADP）公司全美客户服务市场部副总裁。