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企业社会责任

商业道德行为规范

首席执行官致辞

 

一直以来,ADP按照最高道德标准开展业务,并贯彻所有适用法律的文字和精神。在董事会的主导下,公司制定了《商业行为和道德准则》和《反贿赂政策》,为所有ADP员工提供了清晰的指导,确保在ADP不断扩大的全球业务中实施一致的商业行为。这两项政策的修订版本可在员工网站(www.adpcorp.com)上找到,请依次点击:我们公司/政策和指引/道德规范。

ADP董事会及我本人都致力于以最高道德标准开展ADP的业务,我们也希望你严格遵守《商业行为和道德准则》、《反贿赂政策》及相关法律。我们对违反这些政策是零容忍,并将要求严厉整改,甚至解雇。

我想借此机会提醒所有ADP的管理层,他们应当以身作则,诚实、尊重地对待每一位员工、客户、潜在客户、供应商和竞争对手,并严格遵守相关政策和法律。

每位员工都必须仔细阅读本政策,因为其中加入了一些新的规定,为员工何时、如何报告违规行为提供了指导。如果真诚地提出问题,所有电话及书面交流是保密处理的,绝不会导致报复问题出现。

ADP致力于维持最高标准的诚信和商业道德。

致礼!

 

 

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Carlos A. Rodriguez

首席执行官

 

 

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道德规范

 

ADP公司及其每一位同仁,无论身处何地,处理问题时必须诚实和正直,不做任何妥协。商业道德和人品道德没有区别,两方面都必须保持高标准。作为ADP的员工,无论本地风俗什么样,都应坚持最高的道德标准。

在与同事、与客户、与供应商以及所有第三方打交道的时候,员工都应诚实和道德。做正确的事意味着每个时候都正确做事。

必须尊重同事、下属和第三方的权利,不得有歧视、侮辱、诽谤等行为。无论年龄、种族、性别、性倾向、肤色、信仰、宗教、发源国、婚姻、残障,每个人都应赋予平等的权利。

在其他人误导或要求时,凡是出现或可能出现非法、不诚实、不道德的情况,都应及时警告管理层。你永远不会因为报告你的发现和怀疑而受到惩罚。

ADP开展业务遵守业务所在国家的法律及规定。商业惯例、风俗习惯、法律法规在各个国家都有所不同。当这些国家的道德规范、风俗习惯、法律法规与ADP所坚持的理念发生冲突时,ADP要求与自己的道德观念保持一致。如果按照ADP坚持的道德观念不能解决一致性,ADP将不会在该国展开其他业务,以避免冲突进一步升级。这些道德标准反映的是“我们是谁”以及“我们选择的是什么样的标准”,所以必须加以重视。 

以下声明可在出现道德问题时参考。如果员工违反了本商业道德行为规范中的规定,将严令整改,并可能最终导致解雇。

  

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利益冲突

在对ADP最佳利益的进行判断时,雇员必须避免任何个人行为、投资等活动影响此判断。雇员不得利用自己在ADP的职位或关系谋取个人利益。雇员甚至应避免此类冲突发生的可能性,例如,以下情况可能存在潜在利益冲突:

  • 极力促成将ADP业务给与亲戚或朋友;
  • 无论ADP雇员、亲戚或朋友,利用非公开的ADP、客户或供应商信息获取个人利益(包括根据此类信息进行股票交易);
  • 对于ADP供应商、客户或竞争对手的财务兴趣超出适当范围;
  • 因为雇员在ADP的职位,从ADP或第三方获得贷款、债务担保等;或在被ADP雇佣时,与ADP产生或准备产生竞争。

在其他情况下也可能产生利益冲突。如果你对利益冲突存有疑问,请参看“报告违反道德规范”一节。

 

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赠礼,贿赂及回扣

 

在与ADP当前或潜在客户、供应商或其他任何商业合作伙伴正常开展业务过程中,员工及其亲属不得赠与、接受超过50美元的礼物。从私人商业人士赠与或接受任何其他礼物,应事先获得业务单元CFO的书面批准。CFO将依照反贿赂委员会的规定审查该礼物。

要向现有的商业合作伙伴表示感谢,演示产品和服务,或建立亲密的业务关系,ADP允许为差旅、餐饮和娱乐支出适当的费用。但这些费用:

  • 不能过度,需与接受方的业务关系的性质匹配;
  • 符合产生费用所在国的法律和海关的要求(需有当地书面法律或司法判决先例),同时满足政策、法规或接受者的行为守则要求;
  • 不要将接受方至于必须要回报这种热情而给予ADP业务优势(报偿),或建立会影响接受方独立性的印象;
  • 只偶尔发生。

 

对于每个人,在提供或接受任何差旅、餐饮、娱乐支出在50美元或以上之前(无论直接还是间接),都必须实现获得所在业务单元CFO的书面许可,该CFO将根据反贿赂委员会的规定审核费用。由于各个国家间适当支出的水平可能有显著差异,本地业务单元的CFO可根据情况设定最低招待费用。

与政府官员打交道通常和普通个人打交道不同。不少政府严格禁止其雇员接受任何形式的赠与,包括宴请和娱乐。不得直接或间接承诺政府机构的官员或任何其他组织任何类型的酬金、回扣、贿赂、回报或利益,无论现金或其他任何形式,无论是在本国还是居住所在地。

在处理ADP全球业务时,必须严格遵守以上规定,同时还要遵守ADP反贿赂政策。ADP的反贿赂政策一般要求遵守美国的“反海外腐败法”,英国的“2010年反贿赂法”和其他国家和国际的反贿赂法律。这些法律通常禁止政府官员收受贿赂,并要求我们维持准确的账簿和记录,以及内部监控系统。 

 

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贷款

员工不应要求或接受ADP的贷款或提前发放薪金。 

 

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不当使用或偷盗ADP财产

每个ADP员工都应保护ADP的财产,防止损失或偷盗,并且不得将ADP财产用于个人用途。ADP财产包括保密信息、软件、电脑、办公设备及耗材。在自己能力范围内,ADP雇员必须妥善保护ADP财产安全,并防止这些财产被误用。使用ADP电子通信系统时,必须遵守《ADP电子通信系统规则》,其中,不得使用这些系统访问或存储:色情、淫秽、性相关、亵渎等材料;威胁或敌意的材料;违反ADP策略或违反法律法规的材料。雇员可使用ADP的电子通信系统进行有限的非业务使用,如:

(i) 偶然情况下使用;
(ii) 不会影响雇员的工作;
(iii) 不会降低工作效率;
(iv) 不会违反本政策或《ADP电子通信系统规则》;
(v) ADP管理层书面授权的特定应用。

 

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掩盖错误;伪造记录

错误不得掩盖,应当即时报告并修正。严厉禁止对任何ADP、客户或第三方记录进行伪造。
如果不清楚如何确定错误,请向直接上司或经理咨询。

 

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保护ADP、客户和供应商信息

雇员不得将ADP、客户或供应商机密信息或版权信息公布给其他人。此外,用户必须采用适当的步骤——包括设置安全文档,对电脑或电子媒体设置使用权限,或采用适当的处理策略——防止其他人未经授权使用这些信息。版权和/或机密信息包括:业务模式、价格及市场数据、战略、电脑密码、图像、表格、实验研究、相关信息、接收表格、ADP“现有、以前和潜在”的客户、供应商及雇员信息。

 

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收集竞争信息

在收集竞争信息时,不得侵犯我们竞争对手的权利。不得接受、使用或披露竞争对手的机密或专有信息,包括能为竞争对手创造业务优势的信息和不为公众所知悉的信息。

可以使用公开的信息,如年报、公司网站和出版物、公开演讲和公开营销文档、期刊和杂志上的文章、股票经纪分析、广告及其他公共媒体上的申报项目。

在处理竞争对手的现有客户、以前客户、以前雇员信息时,必须特别小心。不得主动要求机密或专有信息。不得要求人员违反“非竞争”或“保密”协议。

不得以任何类型的谋划、计划、误导性陈述或有意遗漏的方式获取任何信息——不论其是否机密。如果聘请第三方顾问协助搜索信息,必须高度机警,确保其严格遵守《商业行为及道德守则》的文字和精神,并且所收集信息的接收和使用是完全合法的。如果某活动由ADP开展是不可接受或不合适的,在任何情况下都不可委托第三方来开展。

作为一般规则,如果竞争对手或代表竞争对手的第三方在获取ADP信息时的某些行为被认为是不适当的或不道德的,那么同类行为也应该避免。如果你对获得或使用的信息不确定,请咨询ADP法律部(全球合规)。

 

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ADP及第三方软件的使用

ADP及第三方软件仅向授权的雇员,以及签署ADP协议的客户中分发和安装。
ADP及第三方软件若没有授权不得拷贝,并且只得用于完成指定的任务。
所有第三方软件必须正确授权。第三方软件的许可协议可能会对软件的开启、使用及拷贝做出不同的规定。

 

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开发软件

对于设计、开发、测试、修正、维护ADP软件的员工,不得借助未经授权的第三方软件破坏ADP产品的完整性和合法性,或获取机密信息。雇员不得占有、使用或讨论具有版权的非ADP机构的电脑密码、输出、文档或交易秘密,除非得到了该机构的授权。不得有意复制或模仿其他软件的外观。

 

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公平交易

ADP任何员工不得通过操纵、隐瞒、滥用特权信息,歪曲事实,或以其他不公平的方式获取不当利益。

 

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公平竞争法及反托拉斯法

ADP严格遵守所有适用的公平竞争法及反托拉斯法。这些法律试图保证商业公正、公平,防止企业减少或压抑竞争。如果你不确定哪些潜在行为可能导致不公平竞争或违反反托拉斯法,请咨询ADP法律部(全球合规)。

 

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股票交易

ADP员工不得通过未向公众披露的信息购买或出售股票。透过未向公众公布的信息买卖股票,通常被认为非法。将这些未经公布的“内部”消息发布给其他人,可能让获得此消息的人进行股票交易。如果你,或任何亲属和朋友根据这些信息交易ADP或任何客户和供应商的股票,都可能违反证券法。如果需要了解详细情况,请咨询ADP法律部(全球合规)。

 

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政治活动

在任何国家或地区,即使法律所允许,ADP都不会为任何政党或候选人,或代表任何政党或候选人的任何独立支出项目提供资金或其他资产。除了提供现金,政治活动还包括筹款活动、政治广告,产品或服务的捐款、员工在付薪时间段参与活动,以及任何政党或候选人免费使用ADP的设施。

除非ADP明确禁止,员工可在联邦或州的法律允许的范围内做出个人的贡献。一些州和地方政府对公共部门的活动有严格的限制和披露要求。有时会涉及到个人、相关人员配偶和受抚养子女实质性的谈判和监督,进而可能限制ADP员工的个人政治活动。如果不遵守这些规定,可能会导致ADP禁止与某些政府客户开展业务。如有问题,请咨询ADP法律部(全球合规)。

员工不得代表ADP开展政治活动,也不能借用ADP的名义造成为ADP代言的印象。ADP不会承认、报销或补偿员工的任何个人政治活动。员工也不得对任何员工施加压力或强迫开展政治活动,也不得对不参与的员工采取任何报复行动。

ADP为行业协会支付费用,协会为ADP提供信息并在关心的问题上提供帮助。每年ADP都将与支付金额超过2.5万美元的美国行业协会进行书面确认,确保该行业协会不会将这些款项的任何部分捐给任何政党或候选人,或代表任何政党或候选人的任何独立支出项目。

ADP各个业务受各种法律和政府规定的管辖。有时,ADP与国会议员和政府机构就可能会影响到我们某些业务的政策和业务展开工作,涉及领域包括薪酬服务、人力资源服务、医疗保健管理服务、汽车经销商服务等。在未获得ADP法律部(全球合规)的批准前,员工不得代表ADP就立法、现有法律法规、政府行为等与任何政府人员联系,也不得代表ADP参与到任何游说活动中去。参与此类活动的ADP员工必须遵守所有适用法律和法规。如有任何问题,请咨询ADP法律部(全球合规)。


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商业记录维护

ADP需要诚实、准确地记录和上报信息,以便进行负责任的业务决策。

所有ADP的档案、记录账目和财务报表都必须详尽、准确,恰当地反映交易,并遵守适用的法律要求和ADP公司的内部控制程序。

作为一家上市公司,及时、准确、完整、公平和易懂地向美国证券和交易委员会及其他监管机构提交的文件,以及按照美国一般公认会计原则及其他财务报表的要求准备文件,这些都是至关重要的。为确保ADP公开报表和其他公共传播信息的完整、公平和易懂,可能需要你认真负责地提供相关信息。

ADP业务记录必须按照“ADP记录维护政策”(可在ADP员工网站上获得)或员工所在部门的特定政策进行阶段性维护。只有过了保存的有效期,记录才可能销毁。在未决、诉讼、政府咨询、等待传票或者其他信息查询下,此类记录无论是否过了保存有效期都不得抛弃或销毁。此外,员工永远不得以非正当的理由销毁、更改、隐瞒任何记录,或者不得以个人或联合其他人试图影响、阻止任何正式调查。

必须严格遵循这些记录保存的指导方针,这将有助于全面实施《ADP反贿赂政策》。


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豁免

商业道德行为规范适用于所有ADP员工及董事会成员。规范的任何一部分都不得豁免,除非经过董事会的投票决定某项内容需要豁免,同时豁免该项目可以保护ADP,是适当的。
在批准豁免时,豁免的内容需要在ADP网站公布,以便ADP股东评估该特定豁免项目。


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报告违反道德规范

员工的行为可以加强公司的道德水准,并积极影响同事。如果你无力阻止可疑的错误行为,或者在发生后发现了该错误行为,必须报告给所在地适当的管理层。

如果你对与管理层谈话心存疑虑,或者和管理层谈话后觉得不妥当,应(如果愿意可以匿名): 

  •  拨打ADP道德专线,号码为(973) 535-7377 和 (800) 273-8442;或发送详细的记录(包括相应的文件)到ADP #325E邮箱,地址为:One ADP Boulevard, Roseland, New Jersey 07068;或发送电邮到adp.ethics.hotline@adp.com;或
  • 拨打公司法律部电话:(973) 974-5865,并要求同负责处理道德事件的律师通话;或
  • 联系ADP董事会审计委员会,发送详细记录(包括相应文件),地址为:P.O. Box 34, Roseland, New Jersey 07068,亦可拨打电话(973) 974-5770,或发电邮到cmseasy_audit_committee@adp.com。

任何涉及首席执行官、首席财务总监、首席营运官或总法律顾问的报告,应立即通知董事长及审计委员会主席。

你的电话、详细记录和/或电邮都将秘密处理。你对ADP及ADP董事会审计委员会的忠诚,将确保你免于报复。

 


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总结

你就是ADP道德规范的捍卫者。这里没有具体的要求,但是出现问题时可以问自己:

  • 无论从哪个方面看,我的行为都是道德的吗?是否完全符合法律及ADP规定的要求?
  • 我的行为是否不恰当?
  • 我的行为是否会受到我的主管、同事、客户、家人及公众的质疑?
  • 我是否想要欺骗人,包括我自己?而这只是证明我行为的正确性?

如果以上问题引起你的不安,那么在采取行动之前,请先和你本地的管理层商讨。如果仍然觉得不妥,请按照上面“报告违反道德规范”中的步骤进行报告。

任何同事忽视或违反任何ADP道德标准,或者任何经理人由于下属维护这些道德标准而惩罚下属,那么都将严厉整改,包括立即解雇。请参考《ADP整改行动法》。但是,这个规范并不是一个威胁,不是限制你的行动。我们希望你能分享我们的信仰:对道德恪守,是一个正确的行为,将会带来成功的商业,这也是保证ADP成为并保持作为“世界一流服务”公司的最行之有效的措施。


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Automatic Data Processing, Inc.
One ADP Boulevard
Roseland, New Jersey 07068-1728
(973) 974-5000

修订日期: 2012年1月26日

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